مکانیزاسیون فرآیندهای سازمان چیست؟

واقعیت این است که یکی از مهم‌ترین راهکارها برای افزایش سرعت و کیفیت ارائه خدمات در سازمان‌ها، خودکارسازی فرآیندها است. به بیان ساده، فرآیند کسب‌وکار مجموعه‌ای از فعالیت‌های پیوسته‌ای است که برای رسیدن به یک هدف سازمانی (مثل تولید محصول یا ارائه خدمت) انجام می‌شوند. مکانیزاسیون، یعنی خودکارسازی چنین فرآیندهایی با استفاده از فناوری اطلاعات، به‌طوری که بسیاری از فعالیت‌های تکراری بدون دخالت انسان انجام گیرند. این بینش سازمان را از ساختار عمودی به ساختار فرآیندمحور افقی تبدیل می‌کند و به جای تمرکز بر وظایف جزئی، امکان دیدن کل جریان کاری و بهبود آن فراهم می‌شود. در این میان ابزارهای مدرن مدیریت فرآیند مانند رایورز BPMS نقش محوری دارند؛ این سامانه‌ها با یکپارچه‌سازی فعالیت‌های اداری و خودکارسازی سریع کارها، سطح پاسخ‌گویی سازمان را به شکل چشمگیری ارتقا می‌دهند.

ضرورت مکانیزاسیون فرآیندها در سازمان‌ها

با توجه به رقابت شدید و تغییرات سریع بازار، شرکت‌ها باید علاوه بر کیفیت نهایی، سرعت انجام امور و انطباق با خواسته‌های مشتری را نیز در اولویت قرار دهند. در عصر حاضر، سازمان‌ها از ضریب نفوذ مکانیزاسیون به عنوان معیاری مهم یاد می‌کنند؛ هرچه درصد فعالیت‌های خودکارشده در مجموعه بیشتر باشد، انعطاف‌پذیری و کارایی سازمان بالاتر ارزیابی می‌شود. بنابراین خودکارسازی فرایندها به یک ضرورت تبدیل شده است تا پاسخگویی سریع‌تر به مشتری و کاهش هزینه‌ها امکان‌پذیر گردد.

مزایای مکانیزاسیون فرآیندها

علاوه بر ضرورت رقابتی، مکانیزاسیون مزایای متعددی برای سازمان‌ها به ارمغان می‌آورد. در یک ساختار خودکار، سرعت و کارایی عملیات به شکل قابل توجهی افزایش می‌یابد و فرایندها با هزینه و زمان کمتری انجام می‌شوند. حذف موازی‌کاری و کاهش دخالت دستی موجب کاهش هزینه‌های اضافی می‌گردد. همچنین وقتی پردازش‌ها مکانیزه باشند، دقت بالاتر رفته و خطاهای انسانی به کمترین حد می‌رسند. مهم‌تر اینکه کارکنان می‌توانند وقت‌شان را روی کارهای خلاقانه و ارزش‌آفرین متمرکز کنند، چرا که وظایف یکنواخت به سیستم سپرده می‌شود.

همان‌طور که جدول فوق نشان می‌دهد، مکانیزه شدن فرایندها موجب افزایش چشمگیر بهره‌وری سازمان و کاهش محسوس هزینه‌های عملیاتی می‌شود. با این حال باید توجه داشت که این خودکارسازی نیازمند تحلیل دقیق فرآیندها و همکاری مناسب همه ذینفعان است. در صورت تعریف نادرست یا اجرای ناقص فرایندها، نتیجه مطلوب حاصل نمی‌شود، و مشارکت بیش از حد افراد دخیل می‌تواند کار تصمیم‌گیری را نیز پیچیده کند.

ابزارها و فناوری‌های کلیدی در مکانیزاسیون

برای رسیدن به خودکارسازی گسترده، فناوری‌های متنوعی به کار گرفته می‌شوند. یکی از مؤثرترین رویکردها اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار (BPA) است؛ BPA با خودکارسازی وظایف تکراری به کمک فناوری‌های کامپیوتری به صرفه‌جویی در هزینه و زمان منجر می‌شود. در کنار BPA، سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPMS) چارچوبی جامع برای طراحی، اجرا و بهبود مداوم فرایندها فراهم می‌کنند. برای نمونه، سامانه‌های BPMS مانند رایورز BPMS سایت bpms.rayvarz.com اجازه می‌دهند فرآیندها بدون نیاز به برنامه‌نویسی سنگین، مدل‌سازی و اجرا شوند. این نرم‌افزارها امکاناتی مثل کنترل نسخه فرآیند دارند تا بتوان در آینده به سادگی تغییرات را اعمال کرد. علاوه بر این، ابزارهای جدید مانند اتوماسیون رباتیک فرآیند (RPA) و فناوری‌های هوش مصنوعی نیز به روش‌های خلاقانه برای خودکار کردن وظایف تکراری کمک می‌کنند. به طور کلی این ابزارها داده‌ها را یکپارچه می‌کنند تا اطلاعات میان سیستم‌های مختلف به‌راحتی به اشتراک گذاشته شود و سازمان بتواند در هر لحظه فرایندها را بررسی و بهینه نماید.

موانع و چالش‌های مکانیزاسیون

با وجود مزایای مذکور، پیاده‌سازی مکانیزاسیون فرایندها چالش‌هایی نیز دارد. اول آنکه نیاز است فرایندهای کلیدی سازمان به دقت شناسایی و مدل‌سازی شوند؛ اگر این تحلیل ناقص باشد یا تغییرات فرایندها مکرراً رخ دهد، ممکن است زمان و منابع زیادی صرف شود و نتیجه مطلوب حاصل نگردد. همچنین هماهنگی میان واحدهای مختلف سازمان در اجرای خودکارسازی می‌تواند دشوار باشد؛ تجربه نشان می‌دهد که وقتی تعداد ذینفعان بالاست، تصمیم‌گیری نهایی کندتر می‌شود. به همین دلیل پروژه‌های مکانیزاسیون معمولاً به صورت تدریجی و با توجه به بازخورد مداوم کارکنان پیش می‌روند تا ریسک‌ها به حداقل برسد.

در نهایت، استفاده از فناوری‌های خودکارسازی نیاز به تغییر فرهنگ سازمانی نیز دارد. ضروری است مدیران و کارکنان با این تغییر همراه شوند، اهداف و مزایای مکانیزاسیون را درک کنند و آموزش‌های لازم را ببینند. تنها در این صورت است که سرمایه‌گذاری در ابزارهایی مثل رایورز BPMS بازدهی لازم را خواهد داشت. برای نمونه، رایورز BPMS سایت bpms.rayvarz.com که یک سامانه‌ی مدیریت فرایند ایرانی است، با پشتیبانی از مدلسازی کم‌کد و بهینه‌سازی تدریجی فرایندها، استقرار خودکارسازی را تسهیل می‌کند.

سوالات متداول

مکانیزاسیون فرآیندهای سازمانی چیست و چه هدفی دارد؟

مکانیزاسیون به معنای خودکارسازی گام‌های مختلف یک فرایند کاری در سازمان است. هدف اصلی آن افزایش سرعت اجرای عملیات، کاهش خطاهای انسانی و بهبود بهره‌وری منابع است. با مکانیزه شدن فرایندها، سیستم‌های نرم‌افزاری بسیاری از وظایف تکراری را بر عهده می‌گیرند و نیروی انسانی صرف فعالیت‌های خلاقانه می‌شود.

مزایای مکانیزاسیون فرآیندها چیست؟

از مهم‌ترین فواید خودکارسازی می‌توان به افزایش چشمگیر سرعت و دقت فرایندها اشاره کرد. هم‌زمان هزینه‌های اضافی با کاهش کارهای موازی و دستی کاهش می‌یابد. دیگر مزیت مهم آن است که کارکنان زمان بیشتری برای تمرکز بر امور ابتکاری و تصمیمات استراتژیک خواهند داشت. همچنین مکانیزاسیون امکان پایش لحظه‌ای عملکرد فرایندها و تهیه گزارشات دقیق را فراهم می‌کند که منجر به مدیریت بهتر می‌شود.

نرم‌افزار رایورز BPMS چیست و چه نقشی در مکانیزاسیون دارد؟

رایورز BPMS یک سامانه مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPMS) ایرانی است که به سازمان‌ها کمک می‌کند فرایندهای خود را طراحی، مدل‌سازی و خودکار کنند. این نرم‌افزار با ابزارهای کم‌کد، امکان اجرای سریع فرایندها را بدون نیاز به کدنویسی پیچیده فراهم می‌سازد. علاوه بر این، قابلیت‌هایی مانند کنترل نسخه فرایند در رایورز BPMS تضمین می‌کنند که هر بار فرایند تغییر کند، فرایندهای درحال انجام تحت نسخه پیشین به پایان برسند. به این ترتیب سازمان می‌تواند با آرامش خاطر فرایندها را بهینه کند و تغییرات را به سادگی مدیریت نماید.

تفاوت مکانیزاسیون فرایندها با اتوماسیون معمولی چیست؟

به طور کلی اتوماسیون (Automation) فرایندها تمرکز بر خودکار کردن وظایف مشخص و تکراری دارد، در حالی که مکانیزاسیون (پیاده‌سازی BPM) چارچوبی کلی را فراهم می‌کند که شامل مدل‌سازی، اجرای یکپارچه و بهبود مستمر کل فرایندهای کاری سازمان است. ابزارهای BPA یا RPA می‌توانند بخشی از فرایندها را خودکار کنند، ولی مکانیزاسیون فرایندهای سازمانی به تحلیل و بهینه‌سازی تمام مسیر گردش کار می‌پردازد و به شکل سیستماتیک‌تری به خودکارسازی می‌اندیشد.

برای آغاز مکانیزاسیون فرایندها باید چه کرد؟

اولین گام شناسایی دقیق فرایندهای کلیدی کسب‌وکار و نقاط ضعف آن‌هاست. پس از آن باید مراحل فرایندها را مستندسازی و مدل‌سازی کرد. سپس با انتخاب ابزار مناسب (مانند یک BPMS یا راهکار RPA) می‌توان خودکارسازی را در مقیاس کوچک و آزمایشی اجرا کرد. بازخورد کارکنان و سنجش نتایج بسیار مهم است تا فرایند به تدریج بهینه شده و در نهایت در کل سازمان پیاده شود. در این مسیر استفاده از تجربیات شرکت‌هایی که پروژه‌های مکانیزاسیون را با موفقیت اجرا کرده‌اند نیز می‌تواند کمک کند.